Código de ética
avanzando en la dirección correcta

I Mensaje del Gerente General

Estimados colaboradores,

En un escenario de constantes cambios, nuestra empresa se enfrenta a situaciones nuevas y cada día más complejas que requieren del fortalecimiento de un sello organizacional, basado en valores que estén presentes en las relaciones que sostenemos con todos nuestros grupos de interés.

Es por esto que, con orgullo, te presentamos este código de ética que surge como una herramienta que permite declarar con claridad cuál es nuestra forma de hacer las cosas y cómo nos planteamos frente a los desafíos que nos propone la sociedad.

Se trata de un documento que establece las bases para avanzar hacia una cultura de integridad, entregando lineamientos concretos para abordar distintas situaciones de dilema ético que se puedan presentar con motivo del quehacer de nuestra organización.

En ese marco, te invitamos a leer y utilizar el siguiente código de ética para abordar tus decisiones desde la perspectiva de los valores que nos representan como organización. En caso que no encuentres la respuesta que necesitas, te invitamos a acudir con toda confianza a nuestro Sistema de Gestión Ética, compuesto por canales de comunicación y un equipo humano especialmente capacitado para orientar y acoger consultas o casos reñidos con la ética.

Todo lo anterior responde a un esfuerzo concreto por avanzar de forma responsable en estos temas, sin embargo, sabemos que no podemos hacerlo sin el compromiso de cada uno de nuestros colaboradores. En esta línea, sólo me queda extender la invitación a asumir un rol proactivo respecto a la vivencia de nuestros valores, ya que sólo contando con tu apoyo, podremos asumir el desafío de integrar la ética en todo lo que hacemos, fortaleciendo a cada uno de nuestros equipos de trabajo y a nuestra empresa en su conjunto.

Se despide de cada uno,

Christian Arbulú
Gerente General Rutas del Pacífico

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II Objetivo y alcance del código

En Rutas del Pacífico queremos ser una organización que avanza a través del camino firme de la ética y de los valores que caracterizan nuestra forma de hacer las cosas. Es por eso que, como parte de nuestro esfuerzo concreto, hemos establecido un Sistema de Gestión Ética que nos permite prevenir, detectar y controlar los riesgos éticos que enfrenta nuestra empresa en el día a día.

Nuestro Sistema de Gestión Ética ofrece la alternativa de solicitar orientación cuando nos vemos expuestos a dudas respecto a cuál es la conducta más apropiada. Contempla un código de ética, así como canales de comunicación y un equipo de apoyo especialmente capacitado para dar un adecuado tratamiento a consultas o casos planteados, siempre garantizando la discreción y el respeto de las partes involucradas.

En ese contexto, este código de ética es un documento escrito de forma sencilla y clara, estableciendo directrices que permiten orientar un actuar firmemente apoyado en los valores de nuestra empresa. Se entregan lineamientos respecto a situaciones en las que cualquiera de nosotros pueda verse involucrado, y constituye un complemento a nuestro Modelo de Prevención de Delitos. Aborda aquellas temáticas más comunes, incorporando ejemplos concretos que permitan graficar las situaciones cotidianas a las que nos vemos expuestos a raíz de nuestro quehacer en la organización.

El código de ética que tienes en tus manos, es un documento que busca orientar el actuar de todos quienes, ya sea directa o indirectamente, participan del trabajo que se realiza en la Sociedad Concesionaria Rutas del Pacífico. Lo establecido en este código, no nos exime de las normativas y la legalidad que nos compete como personas y como empresa, al mismo tiempo que no reemplaza, ni modifica las políticas o procedimientos internos.

Si bien este código no pretende dictar reglas detalladas sobre todos los temas ni espera dar respuesta a todas las situaciones, se trata de un documento de consulta que busca invitar a todos a avanzar en la dirección correcta desde el compromiso con nuestros valores.

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III QUIÉNES SOMOS: nuestra misión y los valores que nos guían

mision

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IV Relación con nuestros grupos de interés

a) Relación con nuestros clientes

La entrega a nuestros clientes de un servicio de calidad y excelencia es lo que sustenta el crecimiento de nuestra empresa. Clientes son todas las personas que utilizan los servicios que ofrecemos, y justamente es en la relación que establecemos con cada uno de ellos, donde resulta clave plasmar la vivencia de nuestros valores como sello diferenciador de este camino que recorremos juntos.

“En la oficina comercial en la que trabajo, habitualmente llegan clientes molestos porque creen que la empresa quiere cobrarles de más. Los estados de cuenta a veces les resultan confusos y esto genera mal entendidos”.

Parte central de nuestro trabajo tiene relación con el servicio que entregamos a nuestros clientes. Es por eso que como parte de él, debemos hacer todos los esfuerzos que nos permitan orientarlos y resolver sus problemas, desde una relación cercana y basada en la transparencia. Si ves a un cliente molesto, aun cuando parezca una situación difícil, puedes acercarte para ayudarlo, resolver sus dudas o ponerlo en contacto con quien pueda ayudarlo.

CALIDAD DE NUESTROS SERVICIOS

Buscamos que el servicio que prestamos a nuestros clientes esté a la altura de sus necesidades y expectativas, trabajando por forjar una relación de valor compartido desde el contacto que cada uno de nosotros establece con ellos. Esta tarea es cotidiana, desde atender con prontitud un requerimiento hasta resolver dudas de forma cálida y cercana, son pequeños detalles que pueden marcar la diferencia.

Nuestra dedicación por lo que hacemos se plasma hacia todos por igual, porque los valoramos a todos por igual. Estamos siempre atentos a entregar un servicio equitativo e igualitario a todos nuestros clientes, sin discriminar, ni privilegiar a ninguna persona por sobre el resto.

Como parte del compromiso con nuestros clientes, también estamos abiertos a considerar su visión para enriquecer nuestro trabajo y encontrar soluciones que nos permitan apoyarlos desde los servicios que ofrecemos. La mejora continua es parte de nuestra búsqueda constante, aprovechando nuestros aprendizajes para avanzar hacia una operación eficiente y de excelencia, que impacte positivamente la calidad de vida de nuestros clientes.

CONFIANZA EN BASE A LA TRANSPARENCIA

Trabajamos para conocer y satisfacer las expectativas de nuestros clientes, entendiendo la importancia de establecer acuerdos claros para ambas partes y cumplir con los mismos para avanzar hacia relaciones de largo plazo. Sabemos que nuestra credibilidad depende de ello, es por eso que buscamos desarrollar nuestras estrategias de publicidad de forma clara y fidedigna, entregando información que nos permita dialogar desde la confianza.

SEGURIDAD A CADA MOMENTO

En el camino que recorremos junto a nuestros clientes, parte central de lo que hacemos se basa en la seguridad que podemos entregarles. Es por eso que emprendemos todas las acciones preventivas y correctivas que nos permitan mantener nuestras autopistas en óptimas condiciones para que todos puedan llegar tranquilos a casa.

Cada vez que surge un nuevo riesgo, actuamos con prontitud haciendo todo lo posible para restablecer las condiciones de los caminos que día a día recorren miles de personas.

Invitamos a nuestros clientes a cuidar su propia seguridad, comprometiéndose con la prevención de accidentes desde una conducción amable y respetuosa, así como también desde el cuidado de la infraestructura de caminos que ponemos a su disposición.

CUIDADO DE LA INFORMACIÓN

En el marco de nuestra relación comercial, muchas veces contamos con información de nuestros clientes. Buscamos ser claros respecto al uso que le daremos, así como también actuando con reserva desde un manejo estricto de la misma y evitando compartirla con terceros.

Nos comprometemos con el respeto por la privacidad de nuestros clientes y guardamos la información que nos facilitan, estableciendo la protección y los controles que permitan que su uso esté asociado directamente a los fines para los cuales se entregó.

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b) Relación con nuestros colaboradores

Sabemos que cada uno de nuestros colaboradores es un aliado en la ruta que día a día construimos juntos. Sin su ayuda, no podríamos conducir a nuestra empresa hacia el futuro, es por eso que buscamos cuidar su bienestar y seguridad en el trabajo, así como las oportunidades de desarrollo que encuentran a lo largo del camino junto a nosotros.

RESPETO A LA NORMATIVA LABORAL Y DERECHOS HUMANOS

Organizamos nuestros procesos de trabajo en estricto apego a la normativa laboral, avanzando en prácticas internas que adhieran a estándares internacionales en materia de relaciones laborales.

Como aspecto básico de nuestro quehacer, nos ocupamos de resguardar el bienestar físico, mental y social de nuestros colaboradores, a través de condiciones laborales que respeten la legislación aplicable respecto a las características de la jornada laboral, salario, protección de la maternidad y ambiente de trabajo seguro, entre otras.

Como empresa garantizamos la libertad de asociación y el reconocimiento efectivo del derecho a la negociación colectiva. Entendemos que la vida sindical es esencial para el establecimiento de relaciones saludables que nos permitan cuidar a la empresa y a quienes la integran, avanzando hacia mejores resultados para todos.

Respetamos la libertad de todos quienes integran nuestra empresa para participar de cualquier organización sindical, religiosa, política o cultural, siempre que esto no interfiera con el normal desarrollo de nuestras actividades en la empresa.

Nos comprometemos a la prevención y eliminación de toda forma de trabajo forzoso o realizado bajo coacción. De la misma forma, prevenimos y erradicamos el trabajo infantil, considerando las leyes y normativas respecto a la edad mínima para trabajar, de acuerdo a la Convención de Derechos del Niño.

GESTIÓN RESPONSABLE DE PERSONAS

Promovemos procesos y políticas de gestión de personas que nos permitan acompañar a nuestros colaboradores a mostrar lo mejor de sí mismos.

Buscamos evaluar y potenciar el desarrollo de conocimientos y habilidades basado en la meritocracia y la transparencia, así como también el acceso justo a oportunidades de selección, capacitación, y movilidad interna.

La selección y promoción está fundamentada en las competencias y el desempeño de cada uno respecto de sus funciones profesionales, así como en la integridad de su trayectoria laboral, debidamente acreditada y justificada en el marco del proceso a realizar.

Desarrollamos procesos de gestión del desempeño, entendiendo que la evaluación periódica, permite reconocer nuestros avances y abordar nuestras oportunidades de mejora.

Se espera que cada uno sea reconocido a partir de su aporte al trabajo que realizamos, existiendo espacio para alcanzar mayores desafíos desde el crecimiento en conocimientos y el desarrollo de habilidades.

Invitamos a nuestros colaboradores a emprender proactivamente acciones de formación, así como a participar de aquellas instancias que la empresa pone a su disposición, ya sea respecto a las funciones y actividades que desempeñan, como en materia de legislación y normativa interna.

Internamente todos son valorados, entre otras cosas, por el grado de conocimiento sobre las normas que les afectan.

SOMOS PROTAGONISTAS DE UN BUEN DESEMPEÑO

Reconocemos nuestro rol en el logro de los objetivos de nuestra organización, trabajando desde el valor de responsabilidad por aquello que nos mueve. Respondemos de forma eficiente y proactiva a los requerimientos que recibimos, desde un interés constante por respetar los plazos establecidos y resguardar la calidad de lo que hacemos. En este camino, como parte de la empresa nos detenemos las veces que sean necesarias para aprender de nuestros errores y avanzar por la ruta de la mejora continua.

Creemos que el trabajo es un espacio para el desarrollo, por eso que buscamos el aprendizaje sobre nuestras actividades, sus riesgos y el manejo de los mismos, manteniendo una actitud proactiva en la comunicación de nuestros conocimientos y experiencias a otros para el mejoramiento permanente de nuestro quehacer.

PROACTIVIDAD EN EL CUIDADO DE NUESTRA SALUD Y SEGURIDAD

Nuestra empresa asegura condiciones de infraestructura e higiene de calidad para el adecuado desarrollo de las actividades de nuestros colaboradores.

Trabajamos por impulsar una cultura de seguridad donde cada uno de nosotros sea proactivo en la detección de riesgos, en su adecuado manejo y la adhesión a la normativa de seguridad.

Estamos dispuestos a colaborar con nuestros compañeros de equipo para avanzar en conjunto hacia el cumplimiento de metas, de esta misma forma, cuando debemos ausentarnos de nuestras labores, tenemos la responsabilidad de informar tempranamente a nuestra jefatura directa para facilitar una planificación de las tareas del área.

“Hace algunos meses llegó un nuevo compañero a mi equipo. Es bastante proactivo y detallista, ha mostrado ser bastante trabajador, por lo que después de un tiempo fue ascendido. El resto de mis compañeros de equipo no se lo tomó muy bien, creen que es injusto, sobretodo quienes llevan más años en la empresa. ¿Es correcto lo que ocurrió?”

En nuestra empresa se valora la trayectoria, sin embargo, el tiempo que una persona lleva en un puesto de trabajo no es lo único que garantiza un buen desempeño y, por tanto, no necesariamente implica un ascenso. La preocupación de nuestra empresa es que cada uno sea evaluado de forma periódica para dar oportunidades de desarrollo en base a las capacidades que se demuestran, así como en base al compromiso y aporte al equipo, entre otras cosas.

AMBIENTE LABORAL POSITIVO

En el día a día, todos cuidamos que los valores de la empresa estén presentes en nuestras relaciones, velando por el respeto como eje articulador de nuestros espacios laborales. Fomentamos liderazgos que motiven a los equipos de trabajo a dar lo mejor de sí, evitando caer en rumores, tratos despectivos y/o humillantes.

En ese contexto, prevenimos y sancionamos cualquier situación que pueda ser intimidante, tal como el acoso sexual y laboral.

Reprobamos cualquier tipo de declaración o material que pueda ser ofensivo o intimidatorio para alguno de nuestros colaboradores. Por tanto, nuestros sistemas o aplicaciones computacionales no pueden ser utilizados para el envío de contenidos ofensivos o que puedan calificarse como acoso, intimidación o insultos hacia los demás.

EQUIDAD Y RESPETO POR LA DIVERSIDAD

Promovemos un ambiente laboral de no discriminación y de respeto por la diversidad, entendiendo que la singularidad de las personas que integran nuestra empresa representa una oportunidad para crecer, agregar valor y contribuir con soluciones innovadoras.

En el día a día, cada uno de nosotros puede contribuir a la conformación de espacios de trabajo donde exista un buen trato y equidad. Más que camaradería nosotros buscamos el buen trato. Trato de equidad, sin hacer distinciones en base al nivel socioeconómico, sexo, raza, país de origen, edad, creencias, religión, orientación sexual, estado civil, discapacidad o cualquier otra característica. Promovemos la equidad en el acceso a puestos de trabajo y a promociones internas, así como a oportunidades de desarrollo personal y profesional.

Cuidamos que exista libertad de expresión para cada uno, en el marco del respeto a los demás, rechazando cualquier trato intimidante, vejatorio, de hostigamiento o acoso de cualquier naturaleza.

“Hace un tiempo escucho comentarios de parte de algunos colegas que se quejan porque sienten que el trabajo está mal distribuido. El ambiente está cada vez más tenso, todos están pendientes de lo que el otro hace… Si “sacan la vuelta” o si se van temprano, hay pelambre por todo”.

Si tenemos una molestia o una inquietud, estamos llamados a hacernos responsables de plantear los temas de forma directa y respetuosa, desde una mirada constructiva que nos permita ser protagonistas de la mejora de nuestra empresa. Deberías proponerle a tus compañeros hablar con el jefe de tu área para ver si efectivamente existe un problema y evaluar posibles soluciones en conjunto.

LIDERAZGOS COMPROMETIDOS

A través de nuestras acciones buscamos adherir y fortalecer nuestra cultura organizacional, especialmente quienes ocupamos roles de liderazgo.

Como parte de nuestro recorrido, muchas veces nos enfrentamos a la difícil decisión de qué camino transitar. En aquellos casos, somos diligentes y buscamos evaluar la mejor ruta, que nos permita actuar de forma íntegra, cuidando la reputación y sostenibilidad de nuestra empresa.

Desde nuestra posición de jefatura, estamos conscientes de promover nuestros valores organizacionales, así como todas las conductas que puedan ser reflejo de ellos en la práctica.

Creemos en la confianza como eje para construir relaciones cercanas, que nos permitan abordar de forma respetuosa y proactiva eventuales diferencias, y entregar retroalimentación constructiva cuando corresponda.

CUIDADO DE LOS BIENES Y RECURSOS DE LA EMPRESA

En pos del adecuado desarrollo de nuestras funciones, la empresa pone a nuestra disposición activos tangibles e intangibles que debemos proteger, garantizando un uso eficiente y apropiado, sólo para fines relacionados con las operaciones de la organización. Estos activos no pueden ser usados en beneficio personal, ni tampoco prestados, arrendados o vendidos, sin la debida autorización.

Cada uno de nosotros debe ser consciente en el día a día respecto al uso que le damos a la propiedad de la empresa, cuidando la infraestructura, vehículos corporativos, materiales de oficina, herramientas, indumentaria o equipos computacionales, así como evitando realizar gastos innecesarios o excesivos.

El uso de los sistemas de información y comunicaciones debe estar destinado a la actividad laboral, reservándose la compañía el derecho de monitorizar y reglamentar el uso de los mismos. El uso de los sistemas informáticos, internet, correo electrónico y teléfono debe ser eminentemente profesional, sin que pueda usarse para negocios personales, negocios que tengan relación con otra compañía o actividades políticas.

Todos compartimos la responsabilidad de proteger los bienes de la empresa de alguna inminente amenaza de destrucción, robo, hurto o uso indebido. En caso de notar que se está haciendo mal uso de cualquiera de los bienes de la empresa, debemos informar la situación a través de nuestro Sistema de Gestión Ética para que sea debidamente investigada.

Activos tangibles:
Corresponden a todo tipo de recursos físicos y financieros que forman parte de la empresa, los que son identificados y valorados por los estados contables.
Activos intangibles:
Son aquellos que no son medibles, ni cuantificables, ya que no tienen un soporte físico. Habitualmente corresponden a información y conocimiento, también engloban la reputación y marca de la empresa.

“Sin querer cometí un error en el trabajo, a pesar de reconocerlo inmediatamente, mi jefe se enojó mucho. Creo que su trato fue un poco desmedido, entiendo que me llamen la atención, pero creo que los gritos no corresponden. Sé que es mi jefe, pero ¿corresponde esta actitud?”

En nuestra empresa, promovemos que las jefaturas tengan un buen trato hacia sus equipos, aún en momentos de estrés. Estamos en contra de cualquier forma de humillación o falta de respeto hacia otro colaborador, independiente de su cargo. Si te ocurre esta situación, puedes plantearlo directamente a tu jefatura, haciéndole ver con respeto lo que te parece estuvo mal. Si esto no da resultado, puedes plantear el tema al gerente de tu área o a un consejero de integridad.

CUIDADO DE LA INFORMACIÓN DE LA EMPRESA

Resguardamos y promovemos entre nuestros compañeros de trabajo el uso cuidadoso de toda la información a la que tenemos acceso, incluso si ya no pertenecemos a la empresa, porque entendemos que éste es un activo clave de nuestro trabajo.

Buscaremos resguardar la información proporcionada por la empresa o que sea generada con motivo de nuestro trabajo, haciendo buen uso de soportes físicos (papeles, informes, etc.), como de soportes electrónicos (computadores, intranet, etc.), evitando cualquier riesgo que pueda destruir, inutilizar o alterar su correcto funcionamiento.

Mantenemos la información confidencial y privilegiada en lugares seguros, limitando su acceso sólo a aquellos que tengan la necesidad de conocerla para desempeñar su trabajo. Cuidamos los registros de información, evitando su difusión fuera de la empresa y sólo compartiéndola con terceros cuando existe previa autorización.

Accedemos sólo a aquellos registros necesarios para realizar nuestro trabajo, evitando hacer uso de ellos para beneficio propio. Actuamos con precaución al compartir información con otros y evitamos comentar información en lugares públicos.

Información confidencial:
La información confidencial es toda aquella a la que tenemos acceso con motivo de nuestro trabajo y que está reservada, ya sea temporal o permanentemente, a un grupo limitado de personas o instituciones específicas.
Información privilegiada:
La información privilegiada es toda aquella que no se haya hecho pública y que se refiera directa o indirectamente a emisores de instrumentos financieros o a instrumentos financieros, de forma que la información pueda tener un efecto significativo en la evolución y la formación de los precios del mercado.

“Todos tenemos acceso a una impresora en la oficina, y varias veces me ha pasado que mi hijo me llama a última hora, porque necesita que le imprima material para sus tareas, algún trabajo o libros. En general se trata de emergencias, ¿estará bien lo que hago?”

Somos todos responsables de cuidar los recursos que la empresa pone a nuestra disposición, ya que son elementos básicos para desarrollar nuestro trabajo y asegurar el servicio que ofrecemos. Entre ellos, los materiales de oficina se deben usar exclusivamente para las actividades laborales, siendo responsabilidad de cada uno, actuar de acuerdo a estas directrices para cuidar que nuestras labores se desarrollen de forma adecuada.

CONFLICTOS DE INTERÉS

Es posible que cualquiera de nosotros se vea enfrentado a un conflicto de interés, muchas veces sin necesariamente preverlo. Sin embargo, hay ciertas medidas que podemos tomar para manejarlos de forma adecuada y evitar desviarnos de nuestro camino. Un conflicto de interés es cualquier situación en que los intereses personales pueden entrar en conflicto con los intereses de la empresa.

Nuestro deber como parte de la empresa es evitarlos y, en caso que ello no sea posible, debemos transparentarlos de forma oportuna con nuestras jefaturas y con el Oficial de Cumplimiento. En caso de que tengas una duda, respecto a una situación que pudiese representar un conflicto de interés, puedes acudir a nuestra plataforma o acercarte directamente a un Consejero de Integridad o al Oficial de Cumplimiento.

Algunos de los conflictos de interés a los que te podrías ver enfrentado son:

ENTREGA Y RECEPCIÓN DE REGALOS

Cualquier obsequio, objeto de valor, servicio o beneficio recibido de parte de un tercero o entregado a uno de ellos, es una acción que podría afectar la neutralidad y objetividad de la toma de decisiones, e incluso representar acciones constitutivas de delito.

Es por ello que se estableció la Política de Regalos de la empresa, que puedes revisar en nuestra Intranet. Allí se establece que en el desarrollo de las actividades comerciales y con la finalidad de establecer vínculos amigables con terceros, es posible que áreas de la empresa ofrezcan o se vean expuestas a recibir hospitalidad y/o atenciones. En cualquiera de estas situaciones, se espera una reflexión activa por parte de todos nosotros como colaboradores, evaluando el contexto, propósito y apariencia del regalo u hospitalidad.

Se podrán entregar o recibir obsequios corporativos a terceros contemplados por la estrategia comunicacional de la compañía, siempre y cuando estos no superen el valor de 1 UF (IVA incluido).

También se podrán aceptar regalos, invitaciones o beneficios de terceros de un valor máximo de 1 UF (IVA incluido). Todo colaborador que reciba un regalo deberá reportarlo inmediatamente al Oficial de Cumplimiento para evaluar la situación y, si este regalo excede el límite establecido, deberá ser devuelto a su remitente.

RELACIONES AFECTIVAS O DE PARENTESCO

Al existir una relación afectiva o entre familiares, puede darse incluso involuntariamente la inclinación a favorecer de algún modo a la persona cercana. Para prevenir que esto ocurra, procuramos que no existan relaciones de jerarquía, ni supervisión directa respecto al trabajo de algún pariente o cercano. También nos abstenemos de influir sobre su contratación o las características de su puesto de trabajo.

REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES EXTERNAS

Se espera que los colaboradores destinen su tiempo únicamente a las tareas que forman parte de su trabajo, evitando desarrollar actividades profesionales similares a las que puedan desempeñar para la empresa, si ello puede interferir con los intereses de la misma. De igual forma, se espera que no participen, directa o indirectamente, en otras entidades que puedan entrar en conflicto con los intereses de la empresa.

En cualquier caso, si tienes participación en una organización que sea asesora, contratista, subcontratista, proveedor o clientes de nuestra empresa, debes comunicar la situación a través del Sistema de Gestión Ética.

“Tengo un amigo que participa de una fundación que está buscando nuevos socios. El otro día, me pidió si podía compartirle una base de datos de clientes para poder contactarlos. Como yo tengo acceso a SAP no me costaría nada, al tratarse de una buena causa, no se hará mal uso de los datos. ¿Qué debería hacer?”

Las boletas, detalle de tránsito, estado comercial o datos de contacto de nuestros clientes forman parte de la información confidencial de la empresa y es entregada para facilitar nuestro trabajo y potenciar las oportunidades de negocio de la compañía. Ningún tipo de datos de clientes debe ser traspasado a ninguna persona externa que pueda emplearla con otros fines, independiente de la utilidad que se le vaya a dar.

“Cuando se acerca el fin de año, muchas veces veo que empiezan a llegar regalos a nuestras oficinas para gerentes o jefaturas. Si bien se trata de un gesto que puede ser común de parte de algunos proveedores, es algo que llama la atención al resto del equipo y a veces genera algunos rumores.”

En nuestra empresa contamos con una política clara respecto a la entrega y recepción de regalos. Si bien es bastante común que en ciertas fechas se compartan obsequios, sabemos que muchas veces pueden afectar nuestra toma de decisión, generando un conflicto de interés. Cada vez que recibimos un regalo, estamos llamados a declararlo con el Oficial de Cumplimiento. Si se trata de algo que supera 1 UF, de forma amable podemos devolverlo, explicando cuáles son las directrices que establece nuestra política.

“Necesito aumentar mis ingresos, por lo que estoy pensando en tomar un segundo trabajo, sin embargo, no sé si esto está permitido”.

Es posible que nuestros colaboradores tengan otra(s) fuente(s) de ingreso o un segundo trabajo, siempre que esto no implique un conflicto de interés. Algunas de las consideraciones a tener es que esta actividad no se relacione con la industria a la que pertenecemos, no se destinen horas de la jornada laboral para su desarrollo y no se utilicen insumos y/o recursos de la empresa. Cada vez que te veas en una situación como ésta, debieras transparentarla con tu jefatura para evaluar cómo manejarla de forma adecuada.

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c) Relación con nuestro entorno: comunidades y medio ambiente

Promovemos el desarrollo de una sociedad más sustentable, por lo que trabajamos para ser responsables con el medio ambiente y establecer relaciones de colaboración con las comunidades en las que estamos presentes. Nuestras comunidades corresponden a todos los vecinos que impactamos con motivo de nuestras operaciones, es por ello que trabajamos por convertirnos en un aporte positivo para nuestro entorno.

COMPROMISOS CON NUESTRAS COMUNIDADES

Valoramos a las comunidades locales y buscamos aportar a su desarrollo a través de lo que hacemos, procurando respetar la diversidad cultural del medio en el que nos desenvolvemos. Desde el aporte a la conectividad que representan nuestros servicios, queremos hacer una contribución concreta a la calidad de vida y al progreso de nuestras comunidades en el largo plazo.

Como parte de nuestro Plan de Responsabilidad Social para Nuestras Comunidades, denominado Red Viva, contamos con distintas políticas y programas que permitan formalizar nuestra actuación en este ámbito, resguardando criterios de transparencia y equidad. En consonancia, queremos demostrar un compromiso adicional en pos de contribuir a la mejora de espacios más seguros, promoviendo el desarrollo comunitario desde actividades orientadas a potenciar la educación, cultura e innovación. Si quieres conocer más información sobre nuestro Plan, puedes visitar la página web de la empresa ingresando al link de Red Viva.

Esperamos que en el recorrido que hacemos juntos, el diálogo sea el vehículo que nos permita construir mejores relaciones. Es así como, si alguna de nuestras actividades genera un impacto significativo en nuestras comunidades vecinas, estamos dispuestos a escuchar, proponer, en base a nuestras posibilidades, una solución eficiente en atención a sus expectativas.

COMPROMISO CON EL MEDIO AMBIENTE

Respetamos la legislación vigente en todos los lugares donde operamos, cuidando que nuestros servicios se generen en un marco de especial atención por nuestro entorno y su sostenibilidad.

Colaboramos con la actividad inspectora, evitando falsear u ocultar aspectos ambientales de las actividades ejercidas por la compañía. Y sólo cuando disponemos de las autorizaciones o aprobaciones correspondientes, damos curso a nuestra operación.

Nos esforzamos por cuidar que el desarrollo de nuestras actividades no altere negativamente nuestro entorno, preocupándonos de que nuestras iniciativas constituyan una mejora cuando esto sea posible. Por ello, acogemos iniciativas que aporten en la línea del cuidado y mantención de los espacios en los que estamos insertos.

“Ayer una señora vino a nuestras oficinas comerciales a reclamar por unos escombros que están al lado de nuestra autopista. Yo le dije que acá sólo se reciben pagos, que no era el lugar para hacer ese tipo de reclamos. ¿Habrá estado bien lo que hice?”

Desde pequeñas acciones, todos podemos hacernos parte del compromiso de nuestra empresa con las comunidades vecinas. Si recibes un reclamo o una sugerencia de parte de alguien de la comunidad, aunque no se trate de uno de nuestros clientes, debes tratar de darle la mejor acogida a su inquietud y hacer llegar la información a quien corresponda.

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d) Relación con accionistas

Como parte de la ruta que transitamos, contamos con el apoyo de nuestros accionistas, quienes confían en nuestra capacidad para tomar decisiones respecto a los distintos caminos que podemos seguir como empresa. En ese recorrido, estamos comprometidos con el cuidado de la inversión que han hecho, desarrollando prácticas de gobierno corporativo que nos permitan controlar los riesgos de nuestro quehacer y avanzar hacia el fortalecimiento de nuestra organización.

NUESTRA REPUTACIÓN COMO UN ACTIVO A CUIDAR

Entendemos que la imagen que proyectamos tiene un impacto en el valor de nuestra organización, por esto, es responsabilidad de todos cuidarla desde las acciones que cada uno de nosotros emprende. Quienes ocupamos cargos de toma de decisión, debemos asegurarnos de evaluar los posibles impactos de nuestras definiciones y conduciendo nuestra organización en base a nuestros valores.

EFICIENCIA Y EFICACIA EN EL USO DE RECURSOS

Buscaremos proteger y aumentar las inversiones de nuestros accionistas, trabajando con perseverancia para que todos nuestros procesos estén adecuadamente diseñados. Nuestra meta es obtener resultados que den respuesta a la confianza depositada en nuestra gestión.

Somos responsables en la puesta en práctica de las directrices que se establecen desde la matriz, entregando la información necesaria para contribuir a una mejor toma de decisiones.

Mantenemos una contabilidad ordenada y exacta respecto a nuestras diversas operaciones, contando con información que permita evaluar distintos escenarios, en pos de resguardar la salud financiera de nuestra organización.

INFORMACIÓN CLARA, OPORTUNA Y FIDEDIGNA

La información respecto a nuestro funcionamiento será reportada de forma transparente y oportuna, para facilitar la gobernanza de nuestra organización.

Cada uno de nosotros es responsable de contribuir con datos objetivos, claros y veraces para alimentar nuestros sistemas de información, de manera que reflejen de forma realista la situación de nuestra empresa. En caso de cualquier falla o imprecisión en esta información, somos diligentes en corregir y reportar tales errores a quien corresponda.

Facilitamos el trabajo de auditores internos y externos, entendiendo que su labor contribuye a resguardar el correcto funcionamiento de nuestra empresa, asegurando que nuestros registros reflejan adecuadamente el patrimonio, la situación financiera y los resultados obtenidos por nuestra organización.

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e) Relación con proveedores y contratistas

Entendemos la importancia de nuestros proveedores y contratistas para nuestra cadena de valor, por lo que buscamos conducir nuestras relaciones en base a valores que nos permitan establecer vínculos de confianza para avanzar en el largo plazo.

EXCELENCIA EN EL TRABAJO CONJUNTO

Como primera responsabilidad, esperamos que todos nuestros proveedores orienten su desempeño bajo altos estándares de calidad, de forma que el trabajo conjunto sea una oportunidad fructífera para el crecimiento de ambas organizaciones.

En este marco, nuestro interés es entregar retroalimentación oportuna respecto a la calidad de su oferta técnica y comercial, así como de los servicios ofrecidos en el marco de nuestra relación de trabajo. Buscamos asentar una comunicación sincera y basada en la confianza, que nos permita promover la mejora continua, en apego a los estándares de la industria y al establecimiento de una relación virtuosa que posibilite una mejor operación en conjunto.

RELACIONES IMPARCIALES Y JUSTAS

Buscamos cuidar la transparencia, equidad e imparcialidad en la relación con nuestros proveedores, a través de procesos que nos permitan seleccionarlos en base a la idoneidad de su oferta y la calidad de su servicio.

Rechazamos las presiones que pudiesen comprometer nuestra imparcialidad y transparentamos conflictos de interés que pudiesen afectar nuestra toma de decisión, ya sea contactándonos con nuestra jefatura, con algún Consejero de Integridad o con el Oficial de Cumplimiento de la empresa.

Establecemos acuerdos comerciales inspirados en criterios éticos que nos permitan potenciar el funcionamiento de nuestra organización, así como generar relaciones de valor compartido que posibiliten el crecimiento y desarrollo de nuestros proveedores. Como parte de nuestra responsabilidad, pondremos especial esfuerzo en cumplir con tiempos y condiciones de pago, además de los compromisos contractuales establecidos.

CUMPLIMIENTO A LA LEGISLACIÓN

Como parte de la excelencia en el desarrollo de las funciones que abordamos, esperamos que todos nuestros proveedores cumplan con las leyes y normativas aplicables a su quehacer. De la misma forma, deberán cumplir con toda la normativa interna de nuestra empresa que les sea aplicable según la relación comercial establecida, la que para todos los efectos formará parte de sus contratos.

En esta línea, como parte del recorrido que hacemos juntos esperamos que nuestros proveedores y contratistas, se aseguren de que todos quienes forman parte de sus empresas conozcan las leyes y normativas relativas a su quehacer y se responsabilicen por su cumplimiento.

A su vez, queremos que todas las actividades que desarrollamos como parte de nuestra cadena de valor, se conduzcan manteniendo el camino y la dirección que hemos trazado. Por esto, esperamos que nuestros proveedores y contratistas se desempeñen desde la competencia leal y conforme a la legislación antimonopolio aplicable, respetando también la normativa anticorrupción, especialmente en lo relativo a lo establecido bajo la ley 20.393 de Responsabilidad Penal de la Persona Jurídica. En esta línea:

Evitamos ofrecer o recibir cualquier clase de ventaja a toda persona natural o jurídica, perteneciente al sector público o privado, nacional o internacional, y/o realizar cualquier acto que tenga por objeto comprometer la objetividad y transparencia de cualquier toma de decisiones, con el fin de obtener o mantener una ventaja comercial inadecuada para la empresa.

Evitamos cualquier acto que pueda generar la apariencia de comisión de un delito de corrupción, tráfico de influencia, cohecho, lavado de dinero y financiamiento del terrorismo, en atención a la legislación aplicable en Chile.

“El otro día me enteré que necesitamos contratar los servicios de una nueva empresa consultora. El encargado de realizar la licitación es hermano de quien dirige una de las empresas que está participando. Hasta ahora él no ha divulgado el tema, pero creo que podría existir un conflicto de interés. ¿Qué puedo hacer?”

En primer lugar, puedes conversar con tu compañero y explicarle los lineamientos en torno a este tema. Si insiste en mantenerlo en reserva, deberías comunicarlo al gerente del área o a través de nuestro Sistema de Gestión Ética.

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f) Relación con autoridades

Hay ciertas normas que aseguran una convivencia y un uso adecuado de los caminos que recorremos. De igual forma, entendemos que la sostenibilidad de nuestra empresa se construye sobre las bases del cumplimiento de las regulaciones que nos competen, así como desde estándares de transparencia que sean parte fundante de nuestras prácticas de negocio.

RESPETO A LAS LEYES Y NORMATIVA VIGENTE

Nos comprometemos a estar siempre atentos a las leyes, reglamentos y estándares internacionales, particularmente aquellos relacionados a nuestras actividades, de forma de adoptar y promover las buenas prácticas que nos permitan dar cumplimiento a las normativas y disposiciones legales a través de nuestro quehacer.

COLABORACIÓN EN LA ENTREGA DE INFORMACIÓN

Consideramos fundamental asegurar la veracidad de los procesos de rendición de cuentas, por lo que incorporamos toda la información relevante y buscamos mantener nuestros registros con los más altos estándares de precisión.

Actuamos de forma transparente en investigaciones internas, o frente a la inspección y/o supervisión de autoridades, buscando colaborar y aprender todo aquello que nos permita mejorar nuestra gestión en el tiempo.

RESPONSABILIDAD PENAL DE LA PERSONA JURÍDICA

Esperamos que todos nuestros colaboradores estén informados respecto a los delitos contemplados por la Ley de Responsabilidad Penal de la Persona Jurídica, de forma que puedan asumir el compromiso de prevenir que en nuestras operaciones se den situaciones de cohecho a funcionarios públicos nacionales o extranjeros, lavado de dinero, financiamiento al terrorismo o receptación.

En este contexto, evitaremos el cohecho, entendido como cualquier conducta orientada a influir con fines ilícitos, en la toma de decisión de funcionarios públicos o autoridades de gobierno nacional o internacional. Evitaremos efectuar regalos, pagos, obsequios o donaciones a personas, partidos políticos, entidades públicas o terceros en general, con el propósito de asegurar un beneficio o influenciar sus decisiones.

Mantendremos una actitud proactiva, orientada a evitar involucrarnos en actividades ilegales asociadas al lavado de activos, entendido como la conversión a través de actividades delictivas de dinero ilegítimo, a dinero con apariencia legal.

Rechazamos el financiamiento al terrorismo, evitando entregar apoyo económico a cualquier organización cuyos fines no sean claros y que pudiese estar involucrada en acciones terroristas.

Evitamos encubrir, ocultar, transportar, comprar, vender o comercializar especies que provengan de un hurto, robo o ilícito, aun cuando no se haya formado parte directa de la comisión de dicho delito.

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V Nuestro Sistema de Gestión Ética

Queremos ofrecer el apoyo y respaldo frente a aquellos casos en los que nos veamos enfrentados a situaciones complejas que pongan en riesgo nuestros valores corporativos.

Para ello, hemos establecido un Sistema de Gestión Ética compuesto por un conjunto de herramientas y mecanismos que permitirán dar tratamiento a consultas o casos, de forma que sean adecuadamente investigados, registrados y resueltos, siempre en un marco de confidencialidad y respeto por las partes involucradas.

EQUIPO DE APOYO

Contamos con un equipo especialmente capacitado, que nos permita gestionar de forma constante nuestro compromiso con la ética, desde acciones que nos permitan facilitar la puesta en práctica de nuestras directrices y estar abiertos a su renovación a partir de los aprendizajes que vamos integrando a medida que avanzamos en el camino de la ética.

CONSEJEROS DE INTEGRIDAD

Se trata de colaboradores debidamente capacitados para recibir consultas y casos por parte de todos quienes integran la organización. Su función principal es la entrega de orientación y apoyo a la luz de nuestro código de ética y de las directrices de nuestra empresa, haciéndose cargo de canalizar las denuncias que reciban hacia el Oficial de Cumplimiento.

OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

Es el responsable del funcionamiento del Sistema de Gestión Ética y de cada uno de sus componentes. En lo práctico, está a cargo de responder consultas y guiar procesos de investigación que permitan abordar los distintos casos planteados, además de reportar al Comité de Ética.

COMITÉ DE ÉTICA Y PREVENCIÓN PENAL

Su función es revisar los reportes del Coordinador General sobre los casos o consultas, sobre todo aquellos que pudiesen afectar la reputación o patrimonio de la organización. Los datos recogidos a partir del Sistema de Gestión Ética serán utilizados con absoluta reserva no sólo para dar solución en el caso a caso, sino que también para generar directrices a nivel corporativo, que permitan prevenir y resolver de forma transversal las temáticas éticas que enfrenta la organización.

Entre sus funciones, está velar por el funcionamiento del Sistema de Gestión Ética bajo criterios de equidad e independencia, preservando la confidencialidad en todos los procesos llevados a cabo, asegurando que no existan represalias para las partes involucradas.

CANALES DE COMUNICACIÓN

Contamos con canales de comunicación para que cualquier colaborador pueda realizar consultas o denuncias, manteniendo su anonimato en caso de así desearlo. Esto es posible a través de las siguientes alternativas:

PLATAFORMA DE CONSULTAS Y DENUNCIAS

Se trata de una plataforma web a través de la cual se pueden formular preguntas o presentar casos de ética, cuyo acceso está habilitado a través de la intranet y en nuestra página web.

Este canal de comunicación está disponible las 24 horas del día y funciona bajo altos estándares de seguridad de la información, asegurando el anonimato para quien así lo desee. También permite llevar un registro de todas las consultas y casos que son abordados a través del Sistema de Gestión Ética y de quienes integran la estructura de apoyo.

CONTACTO DIRECTO

Existe la posibilidad de conversar directamente con un Consejero de Integridad o con el Oficial de Cumplimiento, acercándonos a su oficina, llamando a su anexo o enviándole un correo electrónico.

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Estado de denuncias y consultas